Завдання, які ставить перед нашими музеями Закон України «Про музеї та музейну справу», потребують нових якісних зрушень у справі обліку, збереження, дослідження та пропаганди історичного та культурного надбання народів нашої країни. Останнім часом музеї розгорнули роботу з інвентаризації та каталогізації колекцій, враховуючи структуру уніфікованих паспортів і необхідність оновлення експозицій, не відповідаючих сучасним вимогам. Між тим, переважна частина нашого музейного фонду залишається недоступною не тільки відвідувачам, але й фахівцям. В середньому, в музейних експозиціях представлено тільки 14% загального числа експонатів. Але необхідності виставляти всі фондові колекції для огляду не має.
В сучасних умовах, щоб забезпечити ефективність всіх напрямків діяльності музеїв, конче потрібно знати, які музейні предмети де зберігаються і в якому стані. Таким пошуком інформації і є каталогізація, яка необхідна для керування самим музеєм, для раціональної організації наукових досліджень, для планування реставраційних робіт, а також для підвищення ефективності та якості збиральницької та науково-просвітницької роботи. Каталогізація – це один з останніх етапів обліку і обробки інформації про музейний предмет, коли проводиться монографічне дослідження окремих експонатів, які мають особливу цінність. Каталог має багатофункціональне призначення – це своєрідний підсумок вивчення пам’ятника, а також сукупність облікових та наукових даних, уживаних для розвитку науки, підвищення культурно-освітнього рівня населення. Такою роботою є каталог «Значки 1917–1941 рр. в колекції Донецького обласного краєзнавчого музею», який містить більше 40 одиниць з повним описом, належністю, історією походження та іншими покажчиками.
Звично, то простіша форма музейного каталогу – це картки, де проставляються шифри, дається коротка характеристика самого предмету, деякі відомості про його історію, власника, творця, деякі описові характеристики. При створенні таких ручних каталогів у нашому музею – «Прапори в колекції ДОКМ», «Дореволюційні картки Юзівки» – ми зіштовхнулися з такими проблемами: вибір кращої класифікаційної системи організації каталожного масиву карток щодо задоволення багатопланових запитань. Потім, дотримування суворої послідовності. Один предмет може бути віднесено до різних: категорій. Таким чином, при користуванні картковим каталогом існує дві головні проблеми:
1) не виправдана праця, що витрачена на створення та упорядкування каталогу, де один предмет поданий 4 – 5 картками, їх велика маса, дуже повільний багатоаспектний пошук;
2) надмірність інформації заважає пошуку, і, таким чином, не виконує головного завдання – оперативності.
Вирішення питань, пов’язаних з обліком і каталогізацією музейних фондів, сприяє ефективному виконанню музеями їх головних функцій. Якщо 70% загальних, трудових витрат припадає на обробку музейних предметів, то виникає проблема підвищення продуктивності праці музейного працівника. Тому й визріла необхідність підійти до цього питання нетрадиційно і вирішити за допомогою персонального комп’ютера (ПК).
Продовжуючи роботу з каталогізації музейних фондів, ми підготували до друку каталог «Вотивні привіски в зібранні ДОКМ» за допомогою ПК. Які переваги надає створення електронного каталогу:
1) всі каталожні дані на кожний музейний предмет реєструються один раз і зберігаються в запам’ятовуючому приладі. Це різко скорочує об’єм праці, пов’язаної з постійним дублюванням записів у різних документах;
2) здійснення багатоаспектного пошуку позбавляє від створення паралельних картотек. Це надає можливість визволити час та удосконалити дослідницьку, експозиційну та просвітницьку роботу;
3) за допомогою електронного каталогу значно прискорюється процес підготовки до видання друкованих каталогів музейних колекцій. Можна також зробити комп’ютерний варіант для роботи фахівців музею.
Створення каталогів за допомогою ПК дозволить в майбутньому вирішити в музейній практиці принципово нові питання об’єднання всього національного художнього та історичного надбання нашої країни за допомогою мережі INTERNET, а також організувати обмін інформацією між музеями.
Створення будь-якої каталогізаційної системи треба починати з визначення завдань, які ставляться перед каталогами. Музею потрібно вирішити:
а) яку текстову інформацію створюємо ми про музейний предмет нашої колекції;
б) як ми цю інформацію організуємо, щодо цілей її використання.
Однак, інформаційні потреби музеїв визначені погано. І тому основна проблема музейної каталогізації – це, перш за все, проблема з’ясування дійсних інформаційних потреб кожного музею, а потім визначення необхідних документів і способів їх організації, бажано, за допомогою ПК.
Т. Ю. Тимофєєва, зав. відділом фондів Донецького обласного краєзнавчого музею
Джерело: Музей на межі тисячоліть: минуле, сьогодення, перспективи (Збірник тез доповідей та повідомлень Міжнародної наукової конференції, присвяченої 150-літтю від дня заснування Дніпропетровського історичного музею ім. Д.І. Яворницького). — Дніпропетровськ, 1999.
